Polityka prywatności spółki Hotele Warszawskie „Syrena” Sp. z o.o.

Wprowadzenie

W związku z prowadzoną przez spółkę Hotele Warszawskie „Syrena” Sp. z o.o. działalnością polegającą na świadczeniu usług hotelowych i gastronomicznych priorytetem jest dla spółki dołożenie wszelkiej staranności by oprócz miłego i udanego pobytu w naszych hotelach zagwarantować odbiorcom naszych usług także bezpieczeństwo w zakresie ochrony ich danych osobowych. Wobec treści nowych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym w szczególności rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE naszym celem jest należyte poinformowanie państwa o wszystkich aspektach związanych z powierzeniem nam Państwa danych osobowych. W związku z powyższym czujemy się w obowiązku rzetelnie i jasno poinformować Państwa o sposobach zbierania, pozyskiwania i przetwarzania Państwa danych osobowych.

Podstawowe definicje

„RODO” - rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

„Dane Osobowe” - oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

„Przetwarzanie Danych osobowych” - oznacza każdą operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

„Administrator” - Hotele Warszawskie „Syrena” Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Marszałkowskiej 99a, 00-693 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000052192, NIP: 526 030 05 75, kapitał zakładowy: 5.000.000 PLN, adres e-mail; sekret@syrena.com.pl telefon: +48 (22) 33 91 611 (zwana dalej „HWS”)

Zastosowanie niniejszej Polityki

Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których HWS jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Dotyczy to zarówno przypadków, w których HWS przetwarza dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł. Odpowiednio do art. 13 i 14 RODO HWS będzie realizować wobec Państwa obowiązek informacyjny.

Podstawy prawne i typ danych osobowych przetwarzanych przez HWS

HWS każdorazowo wskazuje niezbędne informacje w zakresie sposobu i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych. Stając się Administratorem Państwa danych osobowych zależy nam w szczególności, by wszelkie kwestie dotyczące procesu przetwarzania danych osobowych zostały Państwu wyjaśnione w sposób rzetelny, przystępny i jak najbardziej czytelnie.

Jednocześnie pragniemy wskazać, że ilekroć przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych, staramy się przeanalizować i zrównoważyć nasz interes oraz potencjalny wpływ na osobę, której dane dotyczą (pozytywny, jak i negatywny) oraz prawa tej osoby wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych. Nie przetwarzamy danych osobowych w oparciu o nasz uzasadniony interes w przypadku, gdy dojdziemy do wniosku że wpływ na osobę, której dane dotyczą przeważałby nad naszymi interesami (wówczas możemy przetwarzać dane osobowe jeśli np. posiadamy odpowiednią zgodę lub wymagają tego lub zezwalają na to przepisy prawa).

W zakresie przetwarzania Państwa danych osobowych HWS kieruje się zasadą by zbierać Państwa dane osobowe tylko i wyłącznie w niezbędnym zakresie. Opracowując niniejszą Politykę dokonaliśmy analizy wszystkich procesów, które skutkują pozyskaniem danych osobowych. Zbierane przez HWS dane w zależności od danego procesu to:

dane kontaktowe: imię, nazwisko, nr telefonu, e-mail, adres zamieszkania;
dane osobowe: data urodzenia;
numery krat płatniczych;
dane dotyczące Państwa preferencji i upodobań;
Państwa wizerunek
adres IP
daty pobytów w naszych hotelach;
Państwa komentarze i sugestie
dane dotyczące Państwa miejsca pracy;
dane dotyczące członków Państwa rodzin

HWS zastrzega jednocześnie, że do realizacji usług hotelowych i gastronomicznych niezbędne jest podanie jedynie danych wymienionych w ramach „danych kontaktowych”. Pozostałe dane są podawane dobrowolnie i tylko w celu spełnienia indywidualnych wymagań klienta

Administratorem Państwa danych osobowych stajemy się w związku z:

Zawarciem z Państwem umowy o świadczenie usług hotelowych;
Zawarciem z Państwem umowy o świadczenie usług konferencyjnych, bankietowych i gastronomicznych;
Przygotowaniem dla Państwa oferty ww. usług;
Pozyskaniem Państwa danych za pośrednictwem naszych stron internetowych.

Aby świadczyć usługi zgodnie z przedmiotem naszej działalności HWS zawsze przetwarza Państwa dane osobowe zgodnie z prawem. Podane dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z RODO.

Cele przetwarzania Państwa danych osobowych

Cel: zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług hotelowych i gastronomicznych. W tym zakresie mieści się również dokonanie wyceny i rezerwacja usług.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. W celu wystawienia faktury i spełnienia innych ciążących na HWS obowiązków wynikających z prawa podatkowego tj. np. przechowywanie dokumentacji księgowej przez okres 6 lat, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;